När telefonen ringer står ni ofta mitt i ett jobb, pratar med en kund i disken eller ligger under en bil. Teknikgrannens digitala kundmottagare tar första kontakten när ni inte hinner svara, så att kunden inte ringer nästa verkstad på listan.
Kundens namn och telefonnummer, bilens registreringsnummer och vad kunden behöver hjälp med: service, felsökning, däck, besiktning.
Önskad tid eller önskan om återuppringning, plus det där lilla extra ni alltid behöver fråga om, och alltid glömmer få svar på i farten.
Kunden får en bekräftelse på att ärendet är mottaget och vad som händer härnäst. Verkstaden får en strukturerad sammanfattning att arbeta vidare med.
Lösningen diagnostiserar inte bilen, bestämmer inte slutpris och lovar inte en ledig tid utan stöd i verkstadens system. När något behöver bedömas lämnas ärendet till en människa. Syftet är att personalen ska få färre avbrott och bättre underlag, samtidigt som fler kunder blir mottagna.
När personalen inte kan svara tar den digitala kundmottagaren emot samtalet: på svenska, dygnet runt.
Kunden får några enkla frågor om bilen och ärendet. Inget krångel, ingen knappvals-djungel.
Kunden vet att ärendet är mottaget och vad som händer härnäst, och ringer inte vidare till konkurrenten.
Personalen får en strukturerad sammanfattning och bestämmer själv nästa steg.
Vi börjar med ett kundflöde: kartläggning av hur era kunder hör av sig, svensk röstagent eller digitalt intag, bekräftelser via SMS eller mejl, tydlig överlämning till personalen, och testning i verkligheten, justerad tillsammans med er. Allt byggs på verkstadens egna konton: ni äger lösningen, och hur allt hänger ihop dokumenteras.
Pilotpris för de tre första verkstäderna. Större sammanhängande flöden (bokningssystem, ärendehistorik, automatiska uppföljningar) byggs efter analys.